Le A3

Le A3 est un outil du management visuel permettant de structurer la communication au travers d'un format standard et clair. Il est une sorte de 5S de l'informations.

Introduction

Le A3 est une représentation visuelle d’un sujet sous format A3 (29,7 * 42) : « C’est une présentation claire d’un problème et de ses solutions compréhensibles non seulement par les intéressés mais aussi par tous ceux qui ne sont pas spécialistes de la question ».

Ce concept part de l’observation que toute information peut être expliquée clairement sur un support simple et facile à comprendre. La complexité n’est en effet pas une marque de pensée claire :

« La vraie force de l’intelligence n’est pas de comprendre les choses compliquées, mais de les dépouiller de ce qui les empêche d’être simples »  - Pierre BILLON

 

Ce principe est apparu dans les années 60 au Japon en même temps que le développement des cercles qualités permettant de résoudre les problèmes qualités. L’enjeu était d’améliorer la résolution de problème via un outil clair de communication. Il va activement participer au changement de culture en permettant d’instaurer le management visuel, d’aider à animer un groupe projet, de standardiser la communication et de faire un 5S de l’information en structurant la pensée.

Astuce WikiLean

La notion de A3 est symbolique. Il est juste là pour mettre en avant le fait que l’on peut faire une bonne communication sans moyen important et simplement avec une feuille de papier.

Le A3 : un standard de communication

Le A3 permet de faciliter le partage et la prise de décision. A ce titre et en tant qu’outil de communication diffusé, ce document doit répondre aux règles d’élaboration d’un standard : la meilleure façon de faire connue à ce jour. Ce qui implique que pour une typologie de A3, il ne peut y avoir plusieurs modèles de A3. Au delà, le A3 doit :

  • Avoir des titres clairs, concis, explicites.
  • Avoir un enchainement logique et « raconter une histoire ».
  • Avoir suffisamment d’informations pour que tous puissent comprendre l’histoire.
  • Etre clairement organisé : Pavés bien séparés, équilibré en texte et graphiques, taille des polices adaptée et bonne utilisation des caractères gras et soulignés.
  • Avoir une structure de type PDCA.
  • Afficher les A3 dans un espace de communication dédié.

Les différents types de A3

Description

A3 de résolution de problèmes

Rapport A3

A3 de proposition d'actions

Utiliser par le groupe projet pour les revues du projet de résolution de problèmes.

Permet de faire le reporting pour le projet en cours ou juste fini.

Permet de soutenir les suggestions d’améliorations en décrivant le projet.

P

Description de l’écart entre la situation idéale et la situation actuelle

Décomposition du problème (QQOQCC)

Description de l’objectif

Analyse des causes : 5M et 5 pourquoi

Proposition des contremesures

Contexte du projet dont nous souhaitons décrire l’avancement

Description du projet

Objectifs, planning et équipe du projet.

Objet du document

Contexte : historique, situation actuelle...

Objectif visé

D

Planification et Déploiement des actions

Activités réalisées versus activités prévues

Proposition d’actions

Plan de déploiement

C

Contrôle du résultat

Résultats

Résultats attendus

A

Standardisation des mesures

Améliorations futures

Point à dupliquer (Yokoten)

Améliorations futures

Possibilité de duplication (Yokoten)

Conception d’un A3

  1. Déterminer l’objectif du document
  2. Choisir le type de A3
  3. Elaborer « l’histoire » que l’on souhaite raconter
  4. Vérifier l’histoire sur les critères de clarté et de brièveté
  5. Créer les informations pour accompagner l’histoire (graphique...)
  6. Finaliser les détails : gras, titre, jeu de couleur...
  7. Vérifier si le A3 satisfait l’objectif initial auprès d’un panel de non initié

Source

J. K. Liker (2004) – Le modèle Toyota : 14 principes qui feront la réussite de votre entreprise

M. Ballé, G. Beauvallet (2013) – Le management Lean

F. A. Meyer (2014) – Appliquer la ToC Lean Six Sigma dans les services

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